Notificaciones por correo de Google Tasks: Avisos cuando se completa una tarea compartida

Le entregas una tarea a un compañero y luego esperas. ¿La terminó? Abres la lista para verificar. Una hora después vuelves a revisar. Las notificaciones por correo de Google Tasks para tareas completadas resolverían esto, pero Google Tasks no las envía para tus listas.

Es la mitad que falta para trabajar en equipo. Compartir una lista le dice a todos qué hay que hacer. Una notificación te avisa cuándo realmente se hizo.

Esta guía muestra cómo recibir un correo cuando alguien completa una tarea en una lista compartida de Google Tasks, usando TasksBoard. También cubre cómo configurar una lista para todo el equipo, para que los correos tengan información útil que reportar.

Resumen rápido:

• Google Tasks te recuerda tus propias fechas límite. No te envía correos cuando otra persona completa una tarea en tu lista, y tampoco puede compartir una lista en primer lugar.
• En TasksBoard, comparte una lista con un enlace. Todos trabajan en las mismas tareas desde sus propias cuentas de Google.
• Haz clic en tu foto de perfil, elige Configuración de la cuenta y activa Tareas completadas en listas compartidas.
• Recibirás un correo con la tarea, la lista y el nombre de quien la completó. Varias tareas completadas en pocos minutos llegan en un solo correo.
• Compartir listas es gratis hasta 5 listas. Los correos de tareas completadas son una función Premium.

¿Google Tasks Envía Notificaciones por Correo?

Solo en casos muy específicos. Las notificaciones que la mayoría conoce son recordatorios: asignas una fecha y hora a una tarea, y Google te avisa cuando vence. Esos recordatorios son para ti, sobre tus propias tareas. Nuestra guía sobre notificaciones de Google Tasks explica cómo funcionan en cada plataforma.

Google también tiene tareas compartidas, que viven en un espacio de Google Chat o un documento de Google Docs. Según la página de ayuda de tareas compartidas de Google, recibes notificaciones cuando se crea, asigna, completa o elimina una tarea así. En Chat, la notificación aparece en el espacio. En Docs, es un correo.

Suena cercano a lo que necesita un equipo, pero los límites son evidentes:

• Solo cubre tareas creadas en Chat o Docs. Una lista normal en Google Tasks es privada para tu cuenta. Nadie más puede verla, así que nadie puede ser notificado sobre ella.
• La asignación en Docs es para cuentas de trabajo o escuela. La guía de Google sobre asignar tareas desde Google Docs dice que puedes asignar tareas a personas en tu organización. Familias, freelancers y clientes con cuentas personales de Gmail quedan excluidos.
• Las tareas compartidas son limitadas. Google indica que no puedes agregar subtareas ni hacer que se repitan.
• No hay una lista de equipo. Las tareas están dispersas en espacios y documentos en lugar de estar en una lista que todos puedan abrir.

Así que la respuesta honesta es: Google Tasks no tiene notificaciones por correo para tareas completadas en una lista normal, porque una lista normal no tiene a una segunda persona en ella.

Trabaja en equipo en una sola lista de Google Tasks

Las notificaciones solo tienen sentido cuando varias personas trabajan en la misma lista. Eso es lo que TasksBoard añade sobre Google Tasks. Tus tareas permanecen en Google Tasks, y la lista compartida aparece en la cuenta de Google de cada persona.

Así configuras una lista compartida:

1. Inicia sesión en TasksBoard con tu cuenta de Google. Tus listas existentes aparecerán de inmediato.
2. Abre la lista en la que quieres trabajar en equipo, o crea una nueva para el proyecto.
3. Haz clic en el ícono de compartir en el encabezado de la lista y copia el enlace.
4. Envía el enlace a tus compañeros por correo o chat.
5. Cada persona abre el enlace, inicia sesión con su cuenta de Google y hace clic en Unirse a lista compartida.

Desde ese momento, todos ven las mismas tareas. Un cambio hecho por una persona se sincroniza con los demás en segundos. La lista también aparece en la app móvil de Google Tasks, el panel lateral de Gmail y Google Calendar para cada miembro, porque es una lista real de Google Tasks en cada cuenta.

Para capturas de pantalla de cada paso, consulta nuestra guía completa sobre cómo compartir Google Tasks.

Una lista compartida en TasksBoard mantiene las funciones que pierden las tareas compartidas de Google:

• Las subtareas funcionan como siempre, así que una tarea puede tener su propia lista de verificación.
• Los asignados muestran quién es responsable de cada tarea. Nuestra guía sobre asignar tareas en Google Tasks cubre cómo delegar dentro de una lista compartida.
• Fechas límite y notas se sincronizan con todos.
• Cualquier cuenta de Google puede unirse, sea una cuenta de trabajo o un correo personal de Gmail.

Prueba TasksBoard

Comparte una lista de Google Tasks con tu equipo en un enlace y recibe un correo cuando alguien complete una tarea. TasksBoard funciona sobre tu Google Tasks existente, sin necesidad de crear una nueva cuenta.

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Cómo activar notificaciones por correo para tareas completadas

Una vez que compartas al menos una lista, activar los correos toma unos segundos:

1. Abre TasksBoard y haz clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha.
2. Elige Configuración de la cuenta.
3. Busca la sección Notificaciones y la opción llamada Tareas completadas en listas compartidas.
4. Activa el interruptor. La línea bajo la opción muestra el correo al que llegarán los mensajes, que es el de la cuenta de Google con la que iniciaste sesión.

Esa es toda la configuración. No hay nada que configurar por lista. El ajuste cubre todas las listas que compartas y todas las listas compartidas a las que te hayas unido.

Si estás en el plan gratuito, activar el interruptor abrirá la pantalla de actualización a Premium.

Cada persona decide por sí misma. Activar los correos en tu cuenta no suscribe a tus compañeros. Cualquier miembro de la lista que quiera los correos debe activar el mismo interruptor en su propia Configuración de la cuenta.

Cómo luce el correo de tarea completada

El correo está diseñado para leerse en dos segundos. A menudo el asunto es suficiente:

• Una tarea: el asunto menciona a la persona, la tarea y la lista. Por ejemplo, “Ana completó ‘Enviar la factura’ en Proyectos de clientes”.
• Varias tareas de una persona en una lista: el asunto indica la persona, la lista y la cantidad.
• Varias personas o listas: el asunto da el número total de tareas completadas.

Dentro, las tareas se agrupan por lista. Cada línea muestra el título de la tarea y quién la completó. Una subtarea completada también muestra la tarea a la que pertenece, para que “Revisar diseño móvil” no quede sin contexto.

Algunos detalles mantienen los correos útiles en lugar de molestos:

• Las tareas se agrupan. Las tareas completadas en unos cinco minutos entre sí llegan en un solo correo. Un compañero que complete diez tareas seguidas te envía un mensaje, no diez.
• Los lotes largos se recortan. Un correo lista hasta 30 tareas y luego te dice cuántas más se completaron.
• Tu propio trabajo se omite. Nunca recibirás un correo sobre una tarea que completaste tú.
• Solo cuentan las tareas completadas. Las tareas nuevas, editadas o reabiertas no envían correo.
• Funciona desde las apps de Google también. Una tarea marcada en la app móvil de Google Tasks o el panel lateral de Gmail cuenta. Se detecta la próxima vez que la lista compartida se sincronice en TasksBoard.
• El correo está en tu idioma. Está escrito en el idioma que usas en TasksBoard.

Opciones nativas de Google vs TasksBoard

Así se comparan las opciones nativas con una lista compartida en TasksBoard:

Si tu equipo ya vive en un espacio de Chat y solo necesita algunos puntos de acción, la opción nativa está bien. Si quieres una lista que todo el equipo abra cada mañana, una lista compartida es mejor. Nuestra guía sobre Google Tasks para equipos profundiza en cuándo funciona cada enfoque.

Consejos para trabajar en equipo en una lista compartida

Los correos son tan buenos como la lista detrás de ellos. Algunos hábitos mejoran ambos:

• Usa una lista por proyecto o flujo de trabajo. “Lanzamiento del sitio” o “Incorporación de clientes” le dice a todos qué pertenece allí. El nombre de la lista también aparece en cada correo, así que un nombre claro hace el correo claro.
• Escribe títulos de tareas que se entiendan solos. “Enviar el contrato firmado a Marta” se lee bien en el correo. “Contrato” no.
• Asigna un responsable. Una tarea con un nombre encima se hace. Una tarea que es de todos espera a alguien más.
• Completa tareas, no las elimines. Marcar una tarea avisa al equipo y guarda un registro. Eliminarla no hace ninguna de las dos.
• Divide tareas grandes en subtareas. Cada subtarea completada muestra progreso mucho antes de que la tarea principal esté hecha.
• Deja que las personas adecuadas se suscriban. Un líder de equipo que delega trabajo se beneficia más. Un compañero que solo trabaja en sus propias tareas puede preferir dejar los correos desactivados.
• Filtra los correos en Gmail. Los correos vienen de notifications@tasksboard.com. Crea un filtro en Gmail para esa dirección y aplica una etiqueta, y tendrás un registro de lo que el equipo completó.

Las tareas completadas permanecen en la lista después de marcarlas. Nuestra guía sobre tareas completadas en Google Tasks muestra cómo verlas y cuándo limpiarlas.

Cómo desactivar los correos

Puedes detener los correos en cualquier momento, de dos formas:

• Desde el correo. Cada mensaje tiene un enlace Cancelar suscripción al final. Haz clic, confirma y las notificaciones se desactivan para tu cuenta.
• Desde TasksBoard. Abre Configuración de la cuenta desde tu foto de perfil y desactiva Tareas completadas en listas compartidas.

Desactivar los correos no cambia nada más. La lista sigue compartida y tus compañeros mantienen sus propias configuraciones.

Preguntas frecuentes

Conclusión

Google Tasks es bueno para recordarte tus propias tareas. No tiene forma de compartir una lista, ni notificaciones por correo de Google Tasks para el trabajo que alguien más termine.

TasksBoard añade ambas. Comparte una lista con un enlace y tu equipo trabaja en las mismas tareas desde sus cuentas de Google. Activa Tareas completadas en listas compartidas en Configuración de la cuenta y recibirás un correo con la tarea, la lista y quien la completó.

Dejas de revisar la lista para ver qué está hecho. La lista te lo dice.

Comienza con TasksBoard y comparte tu primera lista con tu equipo hoy.