Notifiche email di Google Tasks: ricevi avvisi quando un task condiviso viene completato

Affidi un compito a un collega e poi aspetti. L’hanno completato? Apri la lista per controllare. Un’ora dopo controlli di nuovo. Le notifiche email di Google Tasks per i compiti completati risolverebbero questo problema, ma Google Tasks non le invia per le tue liste.

È la metà mancante del lavoro di squadra. Condividere una lista dice a tutti cosa c’è da fare. Una notifica ti dice quando è effettivamente fatto.

Questa guida mostra come ricevere un’email quando qualcuno completa un compito in una lista condivisa di Google Tasks, usando TasksBoard. Spiega anche come impostare una lista per l’intero team, così che le email abbiano qualcosa di utile da segnalare.

In breve:

• Google Tasks ti ricorda le scadenze dei tuoi compiti. Non ti invia email quando un’altra persona completa un compito nella tua lista, e non può nemmeno condividere una lista.
• In TasksBoard, condividi una lista con un link. Tutti lavorano sugli stessi compiti dal proprio account Google.
• Apri la tua foto profilo, scegli Impostazioni account e attiva Compiti completati in liste condivise.
• Riceverai un’email con il compito, la lista e il nome della persona che l’ha completato. Più completamenti in pochi minuti arrivano in un’unica email.
• Condividere liste è gratuito fino a 5 liste. Le email di completamento sono una funzionalità Premium.

Google Tasks Invia Notifiche Email?

Solo in casi molto limitati. Le notifiche più conosciute sono i promemoria: imposta una data e un’ora su un compito e Google ti ricorderà quando è in scadenza. Questi promemoria arrivano a te, riguardo ai tuoi compiti. La nostra guida sulle notifiche di Google Tasks spiega come funzionano su ogni piattaforma.

Google ha anche compiti condivisi, che vivono in uno spazio Google Chat o in un Google Doc. Secondo la pagina di supporto di Google sui compiti condivisi, ricevi una notifica quando un compito viene creato, assegnato, completato o eliminato. In Chat, la notifica appare nello spazio. In Docs, è un’email.

Sembra vicino a ciò che un team necessita, ma i limiti si vedono subito:

• Copre solo i compiti creati in Chat o Docs. Una lista normale in Google Tasks è privata del tuo account. Nessun altro può vederla, quindi nessuno può essere notificato.
• L’assegnazione in Docs è per account lavoro e scuola. La guida di Google su come assegnare compiti da Google Docs dice che puoi assegnare compiti a persone nella tua organizzazione. Famiglie, freelancer e clienti con account Gmail personali sono esclusi.
• I compiti condivisi sono limitati. Google afferma che non puoi aggiungere sotto-compiti o farli ripetere.
• Non c’è una lista per il team. I compiti sono sparsi tra spazi e documenti invece di essere in un’unica lista che tutti aprono.

Quindi la risposta onesta è: Google Tasks non ha notifiche email per un compito completato in una lista normale, perché una lista normale non ha una seconda persona al suo interno.

Lavora Insieme in un’Unica Lista Google Tasks

Le notifiche hanno senso solo quando più persone lavorano sulla stessa lista. Questo è ciò che TasksBoard aggiunge a Google Tasks. I tuoi compiti rimangono in Google Tasks e la lista condivisa appare nell’account Google di ogni persona.

Ecco come impostare una lista condivisa:

1. Accedi a TasksBoard con il tuo account Google. Le tue liste esistenti appariranno subito.
2. Apri la lista su cui vuoi lavorare insieme, o creane una nuova per il progetto.
3. Clicca sull’icona di condivisione nell’intestazione della lista e copia il link.
4. Invia il link ai tuoi colleghi via email o chat.
5. Ogni persona apre il link, accede con il proprio account Google e clicca su Unisciti alla lista condivisa.

Da quel momento, tutti vedono gli stessi compiti. Una modifica fatta da una persona si sincronizza con gli altri in pochi secondi. La lista appare anche nell’app mobile Google Tasks, nel pannello laterale di Gmail e in Google Calendar per ogni membro, perché è una vera lista Google Tasks in ogni account.

Per screenshot di ogni passo, consulta la nostra guida completa su come condividere Google Tasks.

Una lista condivisa in TasksBoard mantiene le funzionalità che i compiti condivisi di Google perdono:

• I sotto-compiti funzionano come al solito, quindi un compito può avere la sua checklist.
• Gli assegnatari mostrano chi è responsabile di ogni compito. La nostra guida su come assegnare compiti in Google Tasks spiega come delegare in una lista condivisa.
• Le scadenze e le note si sincronizzano con tutti.
• Qualsiasi account Google può unirsi, sia un account lavoro che un indirizzo Gmail personale.

Prova TasksBoard

Condividi una lista Google Tasks con il tuo team in un link e ricevi un'email quando qualcuno completa un compito. TasksBoard funziona sopra il tuo Google Tasks esistente, senza creare nuovi account.

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Come Attivare le Notifiche Email per i Compiti Completati

Una volta condivisa almeno una lista, attivare le email richiede pochi secondi:

1. Apri TasksBoard e clicca sulla tua foto profilo in alto a destra.
2. Scegli Impostazioni account.
3. Trova la sezione Notifiche e l’opzione chiamata Compiti completati in liste condivise.
4. Attiva l’interruttore. La riga sotto l’opzione mostra l’indirizzo a cui arriveranno le email, che è l’email dell’account Google con cui hai effettuato l’accesso.

Questa è tutta la configurazione. Non c’è nulla da configurare per lista. L’impostazione copre ogni lista che condividi e ogni lista condivisa a cui ti sei unito.

Se sei sul piano gratuito, attivare l’interruttore aprirà invece la schermata di upgrade a Premium.

Ogni persona decide per sé. Attivare le email per il tuo account non iscrive i tuoi colleghi. Chiunque nella lista che vuole le email deve attivare lo stesso interruttore nelle proprie Impostazioni account.

Come Appare l’Email di Completamento

L’email è progettata per essere letta in due secondi. Spesso la riga dell’oggetto è sufficiente:

• Un compito: l’oggetto indica la persona, il compito e la lista. Ad esempio, “Anna ha completato ‘Invia la fattura’ in Progetti clienti”.
• Più compiti di una persona in una lista: l’oggetto indica la persona, la lista e il conteggio.
• Più persone o più liste: l’oggetto indica il numero totale di compiti completati.

All’interno, i compiti sono raggruppati per lista. Ogni riga mostra il titolo del compito e chi l’ha completato. Un sotto-compito completato mostra anche il compito a cui appartiene, così “Controlla il layout mobile” non rimane senza contesto.

Alcuni dettagli rendono le email utili invece che rumorose:

• I completamenti sono raggruppati. Compiti completati entro circa cinque minuti l’uno dall’altro arrivano in un’unica email. Un collega che completa dieci compiti di fila ti invia un messaggio, non dieci.
• Le serie lunghe sono troncate. Un’email elenca fino a 30 compiti e poi ti dice quanti altri sono stati completati.
• Il tuo lavoro viene saltato. Non riceverai mai un’email su un compito che hai completato tu stesso.
• Solo i completamenti contano. Nuovi compiti, modifiche e compiti riaperti non inviano un’email.
• Funziona anche dalle app Google. Un compito spuntato nell’app mobile Google Tasks o nel pannello laterale di Gmail conta. Viene rilevato al prossimo sincronizzazione della lista condivisa in TasksBoard.
• L’email corrisponde alla tua lingua. È scritta nella lingua che usi in TasksBoard.

Opzioni Integrate di Google vs TasksBoard

Ecco come le opzioni native si confrontano con una lista condivisa in TasksBoard:

Se il tuo team vive già in uno spazio Chat e ha bisogno solo di alcuni punti d’azione, l’opzione nativa va bene. Se vuoi una lista che tutto il team apre ogni mattina, una lista condivisa è la scelta migliore. La nostra guida su Google Tasks per team approfondisce quando ogni approccio funziona.

Consigli per il Lavoro di Squadra in una Lista Condivisa

Le email sono utili quanto la lista che le genera. Alcune abitudini rendono entrambe migliori:

• Usa una lista per progetto o flusso di lavoro. “Lancio sito” o “Onboarding clienti” dice a tutti cosa appartiene lì. Il nome della lista appare anche in ogni email, quindi un nome chiaro rende l’email chiara.
• Scrivi titoli che si spieghino da soli. “Invia il contratto firmato a Marta” si legge bene in una inbox. “Contratto” no.
• Assegna un responsabile. Un compito con un nome sopra viene fatto. Un compito che appartiene a tutti aspetta qualcun altro.
• Completa i compiti, non eliminarli. Spuntare un compito notifica il team e tiene traccia. Eliminarlo non fa né l’uno né l’altro.
• Spezza compiti grandi in sotto-compiti. Ogni sotto-compito completato mostra progressi molto prima che il compito principale sia finito.
• Lascia che le persone giuste si iscrivano. Un team leader che delega lavoro ne trae più beneficio. Un collega che lavora solo sui propri compiti potrebbe preferire lasciare le email disattivate.
• Filtra le email in Gmail. Le email arrivano da notifications@tasksboard.com. Crea un filtro Gmail per quell’indirizzo e applica un’etichetta, e avrai un registro di ciò che il team ha completato.

I compiti completati rimangono nella lista dopo essere stati spuntati. La nostra guida su compiti completati in Google Tasks mostra come visualizzarli e quando cancellarli.

Come Disattivare le Email

Puoi fermare le email in qualsiasi momento, in due modi:

• Dall’email. Ogni messaggio ha un link Annulla iscrizione in fondo. Cliccalo, conferma e le notifiche saranno disattivate per il tuo account.
• Da TasksBoard. Apri Impostazioni account dalla tua foto profilo e disattiva Compiti completati in liste condivise.

Disattivare le email non cambia nient’altro. La lista rimane condivisa e i tuoi colleghi mantengono le proprie impostazioni.

FAQ

Conclusione

Google Tasks è bravo a ricordarti i tuoi compiti. Non ha modo di condividere una lista e nessuna notifica email di Google Tasks per il lavoro che qualcun altro completa.

TasksBoard aggiunge entrambi. Condividi una lista con un link e il tuo team lavora sugli stessi compiti dai propri account Google. Attiva Compiti completati in liste condivise nelle Impostazioni account e riceverai un’email con il compito, la lista e la persona che l’ha completato.

Smetti di controllare la lista per vedere cosa è stato fatto. La lista te lo dice.

Inizia con TasksBoard e condividi oggi la tua prima lista con il tuo team.