Aplicativos de Lista de Tarefas Compartilhada: Os 6 Melhores em 2026
O trabalho híbrido deixou de ser um experimento há algum tempo. O indicador de trabalho híbrido da Gallup mostra há anos que cerca de metade dos funcionários que podem trabalhar remotamente dividem a semana entre casa e escritório, o que significa que as pessoas com quem você compartilha tarefas raramente estão na mesma sala.
Ao mesmo tempo, muitas pequenas equipes estão cansadas de plataformas pesadas de gerenciamento de projetos. Elas não querem sprints, gráficos de Gantt e mais uma licença de usuário. Querem um aplicativo de lista de tarefas compartilhada: uma lista, algumas pessoas, todos vendo a mesma coisa em tempo real.
Este guia compara seis opções reais para 2026, com os limites honestos do plano gratuito de cada uma. Testamos onde o compartilhamento realmente começa a custar dinheiro, porque esse detalhe está escondido em quase todas as páginas de preços.
O que faz um app de lista de tarefas compartilhada valer a pena
Um aplicativo de lista de tarefas colaborativa tem uma função: manter várias pessoas olhando para a mesma lista sem que ninguém precise perguntar “você terminou aquilo?” no chat. Isso se traduz em uma lista curta de requisitos.
- Sincronização em tempo real. Quando alguém marca um item como concluído, todos veem em segundos, sem precisar atualizar manualmente.
- Compartilhamento no plano gratuito. Se a colaboração está atrás de um paywall, não é um app de lista compartilhada, é um teste.
- Acesso multiplataforma. Celulares, tablets e uma versão adequada para desktop, porque seus colaboradores não vão usar todos o mesmo dispositivo.
- Permissões. Você deve controlar quem pode editar e quem só pode visualizar, e poder revogar o acesso quando quiser.
- Sem migração forçada. A melhor ferramenta se conecta a onde suas tarefas já estão, em vez de exigir que todos se mudem.
Com esse critério em mente, aqui estão os seis apps que realmente entregam em 2026.
1. TasksBoard: o melhor app de lista compartilhada para usuários Google
TasksBoard tem uma abordagem diferente de tudo nesta lista. Em vez de armazenar suas tarefas em mais um silo, ele funciona diretamente em cima do Google Tasks, o gerenciador de tarefas já integrado ao Gmail e Google Calendar.
O Google Tasks tem uma falha famosa: não há como compartilhar uma lista nativamente. O TasksBoard resolve exatamente isso. Você compartilha qualquer lista com um link, os colaboradores entram com a conta Google que já têm, e cada alteração sincroniza em tempo real para todos.
O plano gratuito inclui tarefas ilimitadas, visualização kanban em tela cheia, acesso mobile e até 5 listas compartilhadas. É o suficiente para uma pequena equipe ou família usar totalmente de graça. O plano Pro (a partir de $3,99 por mês no anual) remove o limite com listas compartilhadas ilimitadas, e o plano Team adiciona quadros compartilhados e cobrança em grupo.
Você também mantém o controle das permissões. Cada lista compartilhada tem acesso de edição ou apenas visualização por pessoa, e você pode revogar o acesso a qualquer momento.
- Limite gratuito de compartilhamento: até 5 listas compartilhadas, com sincronização em tempo real
- Melhor para: quem usa Gmail e quer que as tarefas permaneçam no Google
- Atenção: colaboradores precisam de uma conta Google para a sincronização funcionar
Experimente o TasksBoard
Compartilhe suas listas do Google Tasks com sua equipe, família ou clientes em segundos. Um link, sincronização em tempo real, comece de graça com até 5 listas compartilhadas.
Começar →Se quiser o passo a passo completo, nosso guia sobre como compartilhar Google Tasks explica detalhadamente.
2. Todoist: o melhor all-rounder para pequenos projetos compartilhados
O Todoist continua sendo o gerenciador de tarefas mais polido para todas as plataformas, e sua colaboração é sólida. Você compartilha um projeto, convida pessoas por e-mail e atribui tarefas a membros específicos com comentários e prazos.
O plano gratuito Beginner permite 5 projetos ativos com até 5 colaboradores cada, e a página de limites de uso do Todoist lista um limite de 300 tarefas ativas por projeto em todos os planos. Para algumas listas compartilhadas, isso é suficiente, mas famílias e equipes ativas atingem o limite de 5 projetos surpreendentemente rápido.
A entrada de linguagem natural (“pagar aluguel todo dia 1”) continua sendo a melhor do mercado. A desvantagem é que suas tarefas ficam no mundo do Todoist, separadas do seu e-mail e calendário, a menos que você configure integrações.
- Limite gratuito de compartilhamento: 5 projetos ativos, 5 colaboradores por projeto
- Melhor para: grupos mistos de Android, iPhone e Windows que querem um app dedicado
- Atenção: lembretes personalizados e o layout de calendário exigem o Pro (a partir de $4 por mês)
3. Microsoft To Do: a melhor opção gratuita para famílias no Outlook
O Microsoft To Do é totalmente gratuito, sem nenhum nível premium, o que o torna a opção mais generosa aqui no papel. Você compartilha cada lista com um link de convite, e os membros podem adicionar, editar e concluir tarefas juntos.
Os poréns são todos sobre contas. A documentação de compartilhamento da Microsoft explica que contas pessoais só podem compartilhar com outras contas pessoais, contas corporativas ficam dentro da mesma organização a menos que um administrador habilite o compartilhamento entre locatários, e listas embutidas como Meu Dia não podem ser compartilhadas.
Se todo o seu grupo já vive no Outlook e Microsoft 365, nada disso importa e o To Do é uma ótima escolha. Se seu grupo mistura contas pessoais do Gmail e corporativas da Microsoft, espere atritos.
- Limite gratuito de compartilhamento: listas e membros ilimitados, convite por lista
- Melhor para: famílias e equipes já comprometidas com o ecossistema Microsoft
- Atenção: compartilhamento entre contas pessoais e corporativas precisa de aprovação do admin
4. TickTick: o melhor app pessoal que também compartilha (um pouco)
O TickTick vem carregado de extras que ninguém mais inclui: um timer pomodoro embutido, rastreamento de hábitos e uma visualização de calendário. Como app de produtividade pessoal, é excelente.
Como app de lista de tarefas compartilhada, o plano gratuito é restrito. A documentação de colaboração do TickTick permite apenas 1 membro extra por lista compartilhada no gratuito, e o nível free também limita você a 9 listas com 99 tarefas cada. O Premium (cerca de $36 por ano) aumenta o compartilhamento para 29 membros por lista.
Isso faz o TickTick gratuito funcionar para exatamente um cenário: você mais um parceiro. Qualquer coisa maior exige Premium para o dono da lista.
- Limite gratuito de compartilhamento: 2 pessoas por lista (você mais 1 membro)
- Melhor para: casais que também querem hábitos e pomodoro em um só app
- Atenção: o limite de 99 tarefas por lista chega mais rápido do que você imagina
5. Any.do: o melhor app de lista compartilhada para famílias
O Any.do foca no compartilhamento do dia a dia em vez do trabalho. O plano gratuito inclui tarefas ilimitadas e suas famosas listas de compras compartilhadas, que organizam itens automaticamente por corredor de supermercado.
Para uso familiar estruturado, o plano Family dedicado adiciona um espaço compartilhado com até 4 membros e 4 quadros compartilhados. O Premium para indivíduos começa em $2,99 por mês no anual, um dos tiers pagos mais baratos desta lista.
Usuários avançados tendem a superá-lo. Filtros avançados, tags e integrações são mais limitados que Todoist ou TickTick, e recursos sérios para equipes ficam em um plano Workspace separado.
- Limite gratuito de compartilhamento: compartilhamento básico de listas, incluindo listas de compras
- Melhor para: famílias coordenando compras, tarefas domésticas e recados
- Atenção: recursos para trabalho exigem o tier Workspace separado
6. Trello: a melhor escolha quando sua lista é na verdade um projeto
O Trello não é um app de lista de tarefas no sentido estrito, é um quadro kanban. Mas muitas “listas compartilhadas” são na verdade pequenos projetos disfarçados, e é aí que o Trello brilha com cartões, checklists dentro de cartões e colunas de arrastar e soltar.
O plano gratuito é viável para pequenos grupos: 10 colaboradores por workspace, até 10 quadros e cartões ilimitados. Visualizações de calendário, linha do tempo e tabela são pagas, a partir de $5 por usuário por mês.
A ressalva honesta é o peso. Para uma lista compartilhada simples, a estrutura de cartões do Trello adiciona cliques onde um app de lista adiciona uma caixa de seleção. Se você quer kanban com menos overhead em cima de tarefas que já tem, um quadro kanban do Google Tasks resolve sem uma nova ferramenta.
- Limite gratuito de compartilhamento: 10 colaboradores por workspace, 10 quadros
- Melhor para: pensadores visuais gerenciando projetos leves
- Atenção: listas simples parecem mais pesadas do que deveriam
Limites de compartilhamento em planos gratuitos lado a lado
Páginas de preços adoram a palavra “grátis” e escondem os limites de compartilhamento três rolagens abaixo. Aqui está a comparação honesta.
| App | Limite gratuito de compartilhamento | Pago começa em | Melhor para |
|---|---|---|---|
| TasksBoard | 5 listas compartilhadas | $3,99/mês (anual) | Usuários do Google e Gmail |
| Todoist | 5 projetos, 5 pessoas cada | $4/mês | Pequenas equipes multiplataforma |
| Microsoft To Do | Sem limite, regras por tipo de conta | Só gratuito | Famílias no Microsoft 365 |
| TickTick | 2 pessoas por lista | ~$3/mês (anual) | Casais com rastreamento de hábitos |
| Any.do | Listas básicas, compras | $2,99/mês (anual) | Famílias e recados |
| Trello | 10 pessoas por workspace | $5/usuário/mês | Projetos visuais leves |
O Google Tasks tem recurso de lista compartilhada?
Não nativamente, e isso surpreende pessoas todo ano. O Google Tasks sincroniza perfeitamente entre Gmail, Calendar e seus apps móveis, mas cada lista é visível para exatamente uma conta.
As soluções alternativas que as pessoas tentam primeiro são dolorosas: um Google Doc compartilhado que ninguém marca, uma corrente de e-mails encaminhados ou duplicar a mesma lista em duas contas manualmente. Nosso tutorial de lista compartilhada no Google Tasks explica por que cada uma dessas opções falha.
A solução limpa é uma camada de compartilhamento por cima. O TasksBoard lê e escreve os mesmos dados do Google Tasks através da API oficial do Google, adiciona o botão de compartilhamento que faltava e mantém a sincronização com a barra lateral do Gmail e o Calendar. Suas tarefas nunca saem do ecossistema do Google, apenas se tornam visíveis para quem você escolher.
Para uma análise mais profunda sobre usar isso com colegas de trabalho, veja nosso guia sobre usar Google Tasks para equipes.
Como escolher o app de lista compartilhada certo
Seis apps são cinco a mais, então use a versão resumida.
- Seu grupo vive no Gmail e Google Calendar. Escolha TasksBoard. O compartilhamento funciona diretamente em cima do Google Tasks que você já tem, grátis para até 5 listas compartilhadas.
- Seu grupo vive no Outlook. Escolha Microsoft To Do, é gratuito e nativo lá.
- Você quer um app dedicado em todas as plataformas. Escolha Todoist e aceite o limite de 5 projetos no gratuito.
- É só você e um parceiro, e você quer hábitos também. O TickTick gratuito cobre exatamente isso.
- É principalmente compras e tarefas domésticas. O Any.do foi feito para isso.
- Sua lista tem etapas, responsáveis e prazos. Isso é um projeto, vá de Trello ou uma visualização kanban.
Qualquer que seja sua escolha, estabeleça uma regra: a lista compartilhada é a única fonte da verdade. Nosso guia de lista de tarefas em equipe cobre os hábitos que mantêm uma lista compartilhada viva depois da primeira semana de entusiasmo.
Perguntas frequentes
Qual é o melhor app gratuito de lista de tarefas compartilhada?
Depende de onde seu grupo já trabalha. O TasksBoard oferece o compartilhamento em tempo real mais generoso para usuários do Google com até 5 listas compartilhadas, enquanto o Microsoft To Do é totalmente gratuito para quem está no ecossistema Microsoft. O Todoist é a opção mais forte neutra em plataforma com 5 projetos compartilhados no plano gratuito.
Dá para compartilhar uma lista de tarefas entre iPhone e Android?
Sim. Todo app nesta comparação é multiplataforma, então um usuário de iPhone e um de Android podem trabalhar na mesma lista. O TasksBoard roda em qualquer navegador e tem apps móveis, e alterações feitas em um dispositivo aparecem nos outros em tempo real.
Dá para compartilhar uma lista do Google Tasks com outra pessoa?
Não com o Google Tasks sozinho, porque o Google nunca adicionou compartilhamento nativo. Você precisa de uma camada como o TasksBoard por cima: ele usa a API oficial do Google Tasks para tornar suas listas existentes compartilháveis com um link, e os colaboradores entram com suas próprias contas Google.
Qual a diferença entre um app de lista compartilhada e uma ferramenta de gerenciamento de projetos?
Um app de lista compartilhada mantém uma lista plana de tarefas visível para várias pessoas, com configuração mínima e sem treinamento. Ferramentas de gerenciamento de projetos adicionam cronogramas, dependências, visualizações de carga de trabalho e relatórios, que pequenos grupos geralmente não precisam. Comece com uma lista e suba apenas quando tarefas regularmente esperarem por outras tarefas.
Quantas pessoas podem usar uma lista compartilhada de graça?
Os limites gratuitos em 2026 são: Todoist 5 colaboradores por projeto, TickTick 1 membro extra por lista, Trello 10 colaboradores por workspace e Microsoft To Do efetivamente sem limite dentro do mesmo tipo de conta. O TasksBoard limita o número de listas compartilhadas (5 no gratuito) em vez do número de pessoas nelas.
Conclusão
O melhor app de lista de tarefas compartilhada é aquele que encontra seu grupo onde ele já está. Quem usa Outlook deve escolher Microsoft To Do, equipes neutras em plataforma devem olhar o Todoist e famílias coordenando recados ficarão felizes com o Any.do.
Para o enorme grupo de pessoas cuja vida roda no Gmail e Google Calendar, a resposta é mais simples. Suas tarefas já estão no Google Tasks, e o TasksBoard torna essas mesmas listas compartilháveis com um clique, com sincronização em tempo real, permissões e um plano gratuito que cobre 5 listas compartilhadas. Experimente de graça e transforme a lista que você já tem na lista que toda a equipe vê.
Pronto para compartilhar suas tarefas do Google?
Comece a usar o TasksBoard gratuitamente, sem necessidade de cartão de crédito.
Entrar
