Google Tasks: пошаговый ежедневный планировщик

Google Tasks отлично справляется с ведением списков, но не подсказывает, что делать сегодня. Чтобы превратить его в ежедневный планировщик, понадобятся правильные привычки и настройки.

В этом руководстве вы узнаете, как планировать день с помощью Google Tasks и Google Calendar, а также где встроенных функций не хватает и как их дополнить.

Можно ли использовать Google Tasks как ежедневник?

Да, для простых дней. В Google Tasks можно задать дату, время, добавлять подзадачи, а также синхронизировать их с Gmail и Календарем.

Но здесь нет специального экрана «Мой день». Списки плоские, нет раздела для просроченных задач. Планировщик придется собирать самостоятельно.

Google пока не выпустил дневной вид. Слухи о функции «Plan your day» основаны на коде в разработке, так что рассчитывать на нее не стоит.

Как даты влияют на отображение задач

Даты представляют собой основу любого планировщика. Согласно справке Google Calendar, задача появляется в календаре только при наличии даты.

Вот как работают два типа дат:

• Дата и время: когда вы планируете заняться задачей. Уведомление придет в указанное время.
• Дедлайн: день, к которому нужно завершить задачу. Отображается в разделе «Весь день», уведомление приходит в 9:00 по местному времени.
• Без времени: уведомление также придет в 9:00.

Простое правило: ставьте дату на все задачи на сегодня, а дедлайны используйте только для жестких сроков. Подробности можно найти в нашем руководстве разница между дедлайном и сроком в Google Tasks.

10-минутный утренний ритуал

Планирование работает лучше всего, когда оно короткое и повторяется ежедневно. Попробуйте такой алгоритм:

1. Сброс: добавьте все новые задачи в список «Входящие». Пока не сортируйте.
2. Выбор: отберите 3-5 важных задач на сегодня и назначьте им сегодняшнюю дату.
3. Время: выделите время для 1-2 крупных задач, чтобы они попали в календарь.
4. Чистка: перенесите на завтра то, что точно не успеете.

3-5 задач являются ориентиром, а не правилом. Корректируйте в зависимости от реального количества свободных часов.

Используйте Google Calendar для расстановки времени

Google Tasks отвечает за «что», тогда как Google Calendar отвечает за «когда». Включите Tasks в боковой панели Календаря и переключитесь на вид «День» или «Расписание».

Распределите задачи по свободным промежуткам. Это основа тайм-блокинга, который не даст запланировать 8 часов работы в 4-часовой отрезок.

Подробнее о связке с Календарем читайте в статье интеграция Google Tasks и Google Calendar.

Где встроенных функций недостаточно

Через пару недель станут заметны три проблемы:

• Нет вида «Сегодня»: задачи из разных списков не собираются вместе.
• Нет метки «Просрочено»: незавершенные задачи тихо исчезают в старых списках.
• Сложно менять приоритеты: для перестановки нужно открывать каждый список.

Частично это решается просмотром ожидающих задач в Календаре (охватывает 365 дней). Работает, но требует лишнего действия.

Попробуйте TasksBoard

Все задачи на сегодня в одной колонке, просроченные помечены. Полная синхронизация с Google Tasks.

Начать →

Добавьте вид «Сегодня» через TasksBoard

TasksBoard представляет собой канбан-доску и планировщик поверх Google Tasks. Он работает с вашими текущими списками, ничего переносить не нужно.

Простая дневная доска состоит из трех колонок:

• Сегодня: задачи с сегодняшней датой.
• В работе: 1-2 задачи, которыми вы занимаетесь сейчас.
• Готово: завершенные задачи (приятно видеть их в 17:00).

Перетаскивание карточки обновляет задачу в Google Tasks. Подробнее об этом можно узнать в нашем руководстве канбан-доска для Google Tasks.

Планируйте, фокусируйтесь, анализируйте

Ритуал приживется, только если у него есть завершение. Добавьте двухминутный разбор:

1. Проверьте, что осталось невыполненным.
2. Перенесите на новую дату осознанно, а не оставляйте «гнить».
3. Выберите первую задачу на завтра до закрытия ноутбука.

Последний шаг избавит от утреннего «с чего начать?».

Советы для эффективного планирования

• Короткие списки: Google позволяет 20 000 невыполненных задач на список, но столько не нужно.
• Формулируйте как действия: «Отправить Саше счет» вместо «Счет».
• Используйте подзадачи: но помните, что задачи с подзадачами нельзя повторять (справка Google).
• Делитесь при необходимости: общий список удобен для семьи или команды.

Частые вопросы

Итог

Ежедневник на базе Google Tasks строится на трех китах: даты для сегодняшних задач, Календарь для времени и короткий ритуал планирования. Базовых функций Google Tasks для этого хватает.

Если нужна колонка «Сегодня» и метки просрочки без смены сервиса, попробуйте TasksBoard. Подключение за минуту, списки остаются на месте.