การแจ้งเตือนทางอีเมลจาก Google Tasks: รับรู้เมื่องานที่แชร์เสร็จสิ้น
คุณมอบหมายงานให้เพื่อนร่วมทีม แล้วก็รอ…พวกเขาทำเสร็จหรือยัง? คุณเปิดลิสต์เพื่อตรวจสอบ อีกชั่วโมงต่อมาก็ตรวจสอบอีกครั้ง การแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่องานใน Google Tasks เสร็จสิ้น น่าจะแก้ปัญหานี้ได้ แต่ Google Tasks ไม่ส่งการแจ้งเตือนสำหรับลิสต์ที่แชร์
นี่คือส่วนที่ขาดหายไปในการทำงานร่วมกัน การแชร์ลิสต์บอกทุกคนว่าต้องทำอะไร ส่วนการแจ้งเตือนบอกคุณเมื่องานนั้นเสร็จสมบูรณ์จริงๆ
คู่มือนี้จะแสดงวิธีรับอีเมลเมื่อมีคนทำงานในลิสต์ Google Tasks ที่แชร์เสร็จ โดยใช้ TasksBoard รวมถึงวิธีตั้งค่าลิสต์เดียวสำหรับทั้งทีม เพื่อให้อีเมลที่ได้รับมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์
สรุปสั้นๆ:
- Google Tasks เตือนคุณเกี่ยวกับกำหนดเวลาของตัวเอง แต่ไม่ส่งอีเมลเมื่อคนอื่นทำงานในลิสต์ของคุณเสร็จ และไม่สามารถแชร์ลิสต์ได้ตั้งแต่แรก
- ใน TasksBoard ให้แชร์ลิสต์ด้วยลิงก์ ทุกคนสามารถทำงานในงานเดียวกันจากบัญชี Google ของตัวเอง
- เปิด รูปโปรไฟล์ เลือก การตั้งค่าบัญชี แล้วเปิด งานที่เสร็จสิ้นในลิสต์ที่แชร์
- คุณจะได้รับอีเมลพร้อมชื่องาน ลิสต์ และชื่อคนที่ทำเสร็จ หากมีหลายงานเสร็จภายในไม่กี่นาที จะรวมเป็นอีเมลเดียว
- การแชร์ลิสต์ทำได้ฟรีสูงสุด 5 ลิสต์ ส่วนการแจ้งเตือนทางอีเมลเป็นฟีเจอร์ Premium
Google Tasks ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือไม่?
ส่งเฉพาะในบางกรณีเท่านั้น การแจ้งเตือนที่คนส่วนใหญ่รู้จักคือการเตือนกำหนดเวลา: ตั้งวันและเวลาในงาน แล้ว Google จะเตือนคุณเมื่อถึงกำหนด การเตือนเหล่านี้ส่งถึงคุณเกี่ยวกับงานของคุณเอง คู่มือ การแจ้งเตือน Google Tasks ของเราอธิบายการทำงานบนแต่ละแพลตฟอร์ม
Google ยังมี งานที่แชร์ ซึ่งอยู่ในพื้นที่ Google Chat หรือ Google Docs ตาม หน้าความช่วยเหลืองานที่แชร์ของ Google คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการสร้าง กำหนดหน้าที่ ทำเสร็จ หรือลบงานดังกล่าว ใน Chat การแจ้งเตือนจะแสดงในพื้นที่นั้น ใน Docs จะเป็นอีเมล
ฟังดูใกล้เคียงกับสิ่งที่ทีมต้องการ แต่ก็มีข้อจำกัด:
- ครอบคลุมเฉพาะงานที่สร้างใน Chat หรือ Docs ลิสต์ปกติใน Google Tasks เป็นส่วนตัวของบัญชีคุณ ไม่มีใครเห็นได้ จึงไม่มีใครได้รับการแจ้งเตือน
- การมอบหมายงานใน Docs สำหรับบัญชีงานและโรงเรียน คู่มือของ Google เกี่ยวกับ การมอบหมายงานจาก Google Docs ระบุว่าคุณสามารถมอบหมายงานให้คนในองค์กรของคุณได้ ครอบครัว นักทำงานอิสระ และลูกค้าที่ใช้บัญชี Gmail ส่วนตัวจะไม่สามารถใช้ได้
- งานที่แชร์มีฟีเจอร์จำกัด Google ระบุว่าคุณไม่สามารถเพิ่มงานย่อยหรือตั้งค่าให้งานซ้ำได้
- ไม่มีลิสต์สำหรับทีม งานจะกระจายอยู่ตามพื้นที่และเอกสาร แทนที่จะรวมอยู่ในลิสต์เดียวที่ทุกคนเปิดดู
ดังนั้นคำตอบที่แท้จริงคือ: Google Tasks ไม่มีการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับงานที่เสร็จสิ้นในลิสต์ปกติ เพราะลิสต์ปกติไม่มีบุคคลที่สองอยู่ด้วย
TasksBoard Premium ตอนนี้สามารถส่งอีเมลถึงคุณเมื่อผู้ร่วมงานทำงานในลิสต์ที่คุณแชร์เสร็จ แต่ละอีเมลจะระบุชื่องาน ลิสต์ และคนที่ทำเสร็จ เปิดใช้งานได้ด้วยการสลับหนึ่งครั้งในการตั้งค่าบัญชี
ทำงานร่วมกันในลิสต์ Google Tasks เดียว
การแจ้งเตือนจะมีประโยชน์เมื่อมีหลายคนทำงานในลิสต์เดียวกัน นี่คือส่วนที่ TasksBoard เพิ่มเข้ามาใน Google Tasks งานของคุณยังคงอยู่ใน Google Tasks และลิสต์ที่แชร์จะปรากฏในบัญชี Google ของแต่ละคน
วิธีตั้งค่าลิสต์ที่แชร์:
- เข้าสู่ระบบ TasksBoard ด้วยบัญชี Google ของคุณ ลิสต์ที่มีอยู่จะปรากฏทันที
- เปิดลิสต์ ที่ต้องการทำงานร่วมกัน หรือสร้างลิสต์ใหม่สำหรับโปรเจกต์
- คลิกไอคอนแชร์ ในส่วนหัวลิสต์แล้วคัดลอกลิงก์
- ส่งลิงก์ ให้เพื่อนร่วมทีมทางอีเมลหรือแชท
- แต่ละคนเปิดลิงก์ เข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Google ของตัวเอง แล้วคลิก เข้าร่วมลิสต์ที่แชร์
จากนั้น ทุกคนจะเห็นงานเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยคนหนึ่งจะซิงค์ไปยังคนอื่นภายในไม่กี่วินาที ลิสต์ยังแสดงในแอป Google Tasks บนมือถือ แถบด้านข้าง Gmail และ Google Calendar ของทุกคน เพราะเป็นลิสต์ Google Tasks จริงในแต่ละบัญชี
สำหรับภาพหน้าจอทุกขั้นตอน ดูคู่มือเต็มเกี่ยวกับ วิธีแชร์ Google Tasks
ลิสต์ที่แชร์ใน TasksBoard ยังคงมีฟีเจอร์ที่งานที่แชร์ของ Google ไม่มี:
- งานย่อย ทำงานตามปกติ ดังนั้นงานหนึ่งๆ สามารถมีเช็คลิสต์ของตัวเองได้
- ผู้รับผิดชอบ แสดงว่าใครเป็นเจ้าของแต่ละงาน คู่มือ การมอบหมาย Google Tasks ของเราครอบคลุมวิธีมอบหมายภายในลิสต์ที่แชร์
- กำหนดเวลาและบันทึกย่อ ซิงค์ไปยังทุกคน
- บัญชี Google ใดก็สามารถเข้าร่วมได้ ไม่ว่าจะเป็นบัญชีงานหรือที่อยู่อีเมล Gmail ส่วนตัว
ลองใช้ TasksBoard
แชร์ลิสต์ Google Tasks กับทีมของคุณด้วยลิงก์เดียว และรับอีเมลเมื่อมีคนทำงานเสร็จ TasksBoard ทำงานบน Google Tasks ที่มีอยู่ โดยไม่ต้องสร้างบัญชีใหม่
เริ่มต้นใช้งาน →วิธีเปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับงานที่เสร็จสิ้น
เมื่อคุณแชร์ลิสต์อย่างน้อยหนึ่งรายการ การเปิดอีเมลใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาที:
- เปิด TasksBoard แล้วคลิกรูปโปรไฟล์ที่มุมขวาบน
- เลือก การตั้งค่าบัญชี
- หาส่วนการแจ้งเตือน และตัวเลือกที่ชื่อ งานที่เสร็จสิ้นในลิสต์ที่แชร์
- เปิดสวิตช์ บรรทัดใต้ตัวเลือกจะแสดงที่อยู่อีเมลที่จะส่งไป ซึ่งเป็นอีเมลของบัญชี Google ที่คุณเข้าสู่ระบบอยู่
นั่นคือการตั้งค่าทั้งหมด ไม่ต้องกำหนดค่าตามลิสต์ การตั้งค่านี้ครอบคลุมทุกลิสต์ที่คุณแชร์และทุกลิสต์ที่แชร์ที่คุณเข้าร่วม
หากคุณใช้แผนฟรี การเปิดสวิตช์จะเปิดหน้าอัปเกรด Premium แทน
แต่ละคนตัดสินใจเอง การเปิดอีเมลสำหรับบัญชีของคุณไม่ได้ทำให้เพื่อนร่วมทีมได้รับอีเมลด้วย ใครก็ตามในลิสต์ที่ต้องการอีเมลต้องเปิดสวิตช์เดียวกันในการตั้งค่าบัญชีของตัวเอง
ลักษณะของอีเมลแจ้งงานเสร็จ
อีเมลออกแบบมาให้อ่านภายในสองวินาที บ่อยครั้งที่บรรทัดหัวเรื่องก็เพียงพอ:
- หนึ่งงาน: หัวเรื่องระบุชื่อคน งาน และลิสต์ เช่น “Anna ทำ ‘ส่งใบแจ้งหนี้’ ในโปรเจกต์ลูกค้า เสร็จแล้ว”
- หลายงานโดยคนเดียวในลิสต์เดียว: หัวเรื่องให้ชื่อคน ลิสต์ และจำนวน
- หลายคนหรือหลายลิสต์: หัวเรื่องให้จำนวนงานที่เสร็จสิ้นทั้งหมด
ภายใน งานจะถูกจัดกลุ่มตามลิสต์ แต่ละบรรทัดแสดงชื่องานและคนที่ทำเสร็จ งานย่อยที่เสร็จสิ้นยังแสดงงานหลักที่เกี่ยวข้อง เพื่อไม่ให้ “ตรวจสอบเลย์เอาต์มือถือ” อยู่โดยไม่มีบริบท
รายละเอียดบางอย่างทำให้อีเมลมีประโยชน์แทนที่จะรบกวน:
- งานเสร็จถูกจัดกลุ่ม งานที่เสร็จภายในประมาณห้านาทีจะมาพร้อมกันในอีเมลเดียว เพื่อนร่วมทีมที่เคลียร์สิบงานในแถวจะส่งข้อความถึงคุณหนึ่งฉบับ ไม่ใช่สิบฉบับ
- งานจำนวนมากถูกตัดทอน อีเมลจะแสดงงานสูงสุด 30 รายการ แล้วบอกคุณว่ามีอีกกี่งานที่เสร็จสิ้น
- งานของคุณเองจะถูกข้าม คุณจะไม่ได้รับอีเมลเกี่ยวกับงานที่คุณทำเสร็จเอง
- นับเฉพาะงานที่เสร็จสิ้น งานใหม่ การแก้ไข และงานที่เปิดใหม่จะไม่ส่งอีเมล
- ทำงานจากแอป Google ด้วย งานที่ทำเสร็จในแอป Google Tasks บนมือถือหรือแถบด้านข้าง Gmail จะถูกนับ เมื่อลิสต์ที่แชร์ซิงค์ใน TasksBoard ครั้งต่อไป
- อีเมลตรงกับภาษาของคุณ เขียนด้วยภาษาที่คุณใช้ใน TasksBoard
ตัวเลือกในตัวของ Google เทียบกับ TasksBoard
นี่คือการเปรียบเทียบตัวเลือกในตัวกับลิสต์ที่แชร์ใน TasksBoard:
| งานในพื้นที่ Google Chat | งานที่มอบหมายใน Google Docs | ลิสต์ที่แชร์ใน TasksBoard | |
|---|---|---|---|
| ที่อยู่ของงาน | ภายในพื้นที่ Chat หนึ่งแห่ง | ภายในเอกสารหนึ่งฉบับ | ลิสต์ Google Tasks ในบัญชีของทุกสมาชิก |
| ใครสามารถเข้าร่วมได้ | สมาชิกของพื้นที่ | คนในองค์กรของคุณ | ทุกคนที่มีบัญชี Google |
| แจ้งเตือนเมื่องานเสร็จ | การแจ้งเตือนใน Chat | อีเมล | อีเมล จัดกลุ่มทุกไม่กี่นาที |
| งานย่อย | ไม่มี | ไม่มี | มี |
| ลิสต์เดียวสำหรับทั้งทีม | ไม่ ผูกกับพื้นที่ | ไม่ ผูกกับเอกสาร | มี |
| ค่าใช้จ่าย | ส่วนหนึ่งของ Google Chat | แผน Workspace ที่มีสิทธิ์ | แชร์ฟรีสูงสุด 5 ลิสต์ อีเมลในแผน Premium |
หากทีมของคุณอยู่แล้วในพื้นที่ Chat และต้องการเพียงไม่กี่งานที่ต้องทำ ตัวเลือกในตัวก็เพียงพอ แต่หากคุณต้องการลิสต์เดียวที่ทั้งทีมเปิดดูทุกเช้า ลิสต์ที่แชร์จะเหมาะสมกว่า คู่มือ Google Tasks สำหรับทีม ของเราเจาะลึกเมื่อแต่ละวิธีทำงานได้ดี
เคล็ดลับสำหรับการทำงานเป็นทีมในลิสต์ที่แชร์
อีเมลจะมีประโยชน์เท่ากับลิสต์ที่อยู่เบื้องหลัง นิสัยบางอย่างทำให้ทั้งสองทำงานได้ดีขึ้น:
- ใช้ลิสต์เดียวต่อโปรเจกต์หรือเวิร์กโฟลว์ “Website launch” หรือ “Client onboarding” บอกทุกคนว่าอะไรอยู่ในนั้น ชื่อลิสต์ยังปรากฏในทุกอีเมล ดังนั้นชื่อที่ชัดเจนทำให้อีเมลชัดเจน
- เขียนชื่องานที่เข้าใจได้ด้วยตัวเอง “ส่งสัญญาที่เซ็นแล้วให้ Marta” อ่านง่ายในกล่องขาเข้า ส่วน “สัญญา” ไม่ชัดเจน
- กำหนดเจ้าของงาน งานที่มีชื่อคนรับผิดชอบจะถูกทำ งานที่เป็นของทุกคนจะรอให้คนอื่นทำ
- ทำเครื่องหมายงานที่เสร็จสิ้น อย่าลบ การทำเครื่องหมายงานจะแจ้งทีมและเก็บประวัติ การลบงานไม่ทำทั้งสองอย่าง
- แบ่งงานใหญ่เป็นงานย่อย แต่ละงานย่อยที่เสร็จสิ้นแสดงความคืบหน้าก่อนที่งานหลักจะเสร็จ
- ให้คนที่เหมาะสมสมัครรับอีเมล หัวหน้าทีมที่มอบหมายงานจะได้รับประโยชน์สูงสุด เพื่อนร่วมทีมที่ทำงานของตัวเองอาจไม่ต้องการอีเมล
- กรองอีเมลใน Gmail อีเมลมาจาก notifications@tasksboard.com สร้างตัวกรอง Gmail สำหรับที่อยู่นั้นและใช้ป้ายกำกับ คุณจะได้บันทึกสิ่งที่ทีมทำเสร็จ
งานที่เสร็จสิ้นยังคงอยู่ในลิสต์หลังจากทำเครื่องหมาย คู่มือ งานที่เสร็จสิ้นใน Google Tasks ของเราแสดงวิธีดูและเมื่อใดควรล้าง
วิธีปิดการแจ้งเตือนทางอีเมล
คุณสามารถหยุดอีเมลได้ตลอดเวลา ด้วยสองวิธี:
- จากอีเมล ทุกข้อความมีลิงก์ ยกเลิกการสมัคร ที่ด้านล่าง คลิก ยืนยัน แล้วการแจ้งเตือนจะปิดสำหรับบัญชีของคุณ
- จาก TasksBoard เปิด การตั้งค่าบัญชี จากรูปโปรไฟล์ของคุณแล้วปิด งานที่เสร็จสิ้นในลิสต์ที่แชร์
การปิดอีเมลไม่เปลี่ยนแปลงสิ่งอื่น ลิสต์ยังคงแชร์อยู่ และเพื่อนร่วมทีมยังคงมีการตั้งค่าของตัวเอง
คำถามที่พบบ่อย
สรุป
Google Tasks ดีสำหรับเตือนคุณเกี่ยวกับงานของคุณเอง แต่ไม่มีวิธีแชร์ลิสต์ และไม่มี การแจ้งเตือนทางอีเมล Google Tasks สำหรับงานที่คนอื่นทำเสร็จ
TasksBoard เพิ่มทั้งสองอย่าง แชร์ลิสต์ด้วยลิงก์ แล้วทีมของคุณสามารถทำงานเดียวกันจากบัญชี Google ของตัวเอง เปิด งานที่เสร็จสิ้นในลิสต์ที่แชร์ ในการตั้งค่าบัญชี แล้วคุณจะได้รับอีเมลระบุชื่องาน ลิสต์ และคนที่ทำเสร็จ
คุณไม่ต้องตรวจสอบลิสต์เพื่อดูว่าอะไรเสร็จแล้ว ลิสต์จะบอกคุณเอง
เริ่มต้นใช้งาน TasksBoard และแชร์ลิสต์แรกกับทีมของคุณวันนี้
พร้อมที่จะแชร์ Google Tasks ของคุณหรือยัง?
เริ่มต้นใช้งาน TasksBoard ได้ฟรี ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
เข้าสู่ระบบ
