Notificações por e-mail no Google Tasks: Saiba quando uma tarefa compartilhada é concluída

Você entrega uma tarefa para um colega de equipe e fica esperando. Será que ele terminou? Você abre a lista para verificar. Uma hora depois, checa novamente. Notificações por e-mail do Google Tasks para tarefas concluídas resolveriam isso, mas o Google Tasks não envia esses alertas para suas listas.

É a peça que falta no trabalho em equipe. Compartilhar uma lista mostra o que precisa ser feito. Uma notificação avisa quando realmente foi concluído.

Este guia mostra como receber um e-mail quando alguém finaliza uma tarefa em uma lista compartilhada do Google Tasks usando o TasksBoard. Também ensina a configurar uma lista para toda a equipe, para que os e-mails tenham informações úteis.

Resumo rápido:

• O Google Tasks avisa sobre seus próprios prazos, mas não envia e-mails quando outra pessoa conclui uma tarefa na sua lista, nem permite compartilhar listas originalmente.
• No TasksBoard, compartilhe uma lista com um link. Todos trabalham nas mesmas tarefas usando suas contas Google.
• Clique na foto do perfil, vá em Configurações da conta e ative Tarefas concluídas em listas compartilhadas.
• Você recebe um e-mail com a tarefa, a lista e o nome de quem a finalizou. Várias conclusões em minutos são agrupadas em um único e-mail.
• Compartilhar listas é gratuito para até 5 listas. E-mails de conclusão são um recurso Premium.

O Google Tasks Envia Notificações por E-mail?

Apenas em casos específicos. As notificações mais conhecidas são lembretes: defina uma data e hora para uma tarefa, e o Google avisa quando o prazo está chegando. Esses alertas são apenas para você, sobre suas próprias tarefas. Nosso guia sobre notificações do Google Tasks explica como elas funcionam em cada plataforma.

O Google também tem tarefas compartilhadas, que ficam em um espaço do Google Chat ou em um Google Doc. Segundo a página de ajuda do Google, você é notificado quando uma tarefa é criada, atribuída, concluída ou excluída. No Chat, a notificação aparece no espaço. No Docs, é um e-mail.

Parece útil para equipes, mas as limitações aparecem rápido:

• Só vale para tarefas criadas no Chat ou Docs. Uma lista normal do Google Tasks é privada. Ninguém mais pode vê-la, então não há notificações sobre ela.
• Atribuição no Docs é para contas corporativas ou escolares. O guia do Google sobre atribuir tarefas no Docs diz que só é possível atribuir tarefas a pessoas da sua organização. Contas pessoais do Gmail ficam de fora.
• Tarefas compartilhadas são limitadas. Segundo o Google, não é possível adicionar subtarefas ou torná-las recorrentes.
• Não há uma lista única para a equipe. As tarefas ficam espalhadas em espaços e documentos, em vez de uma lista centralizada.

A resposta honesta é: o Google Tasks não tem notificação por e-mail para tarefas concluídas em listas comuns, porque listas comuns não são compartilhadas.

Trabalhe em Equipe em uma Única Lista do Google Tasks

Notificações só fazem sentido quando várias pessoas trabalham na mesma lista. É isso que o TasksBoard adiciona ao Google Tasks. Suas tarefas permanecem no Google Tasks, e a lista compartilhada aparece na conta Google de cada pessoa.

Veja como configurar uma lista compartilhada:

1. Acesse o TasksBoard com sua conta Google. Suas listas existentes aparecem automaticamente.
2. Abra a lista que deseja compartilhar ou crie uma nova para o projeto.
3. Clique no ícone de compartilhamento no cabeçalho da lista e copie o link.
4. Envie o link para sua equipe por e-mail ou mensagem.
5. Cada pessoa abre o link, faz login com sua conta Google e clica em Entrar na lista compartilhada.

A partir daí, todos veem as mesmas tarefas. Uma alteração feita por alguém é sincronizada em segundos. A lista também aparece no app móvel do Google Tasks, no painel lateral do Gmail e no Google Calendar de cada membro, porque é uma lista real do Google Tasks em cada conta.

Para ver imagens de cada passo, confira nosso guia completo sobre como compartilhar Google Tasks.

Uma lista compartilhada no TasksBoard mantém recursos que as tarefas compartilhadas do Google não têm:

• Subtarefas funcionam normalmente, permitindo checklists dentro de uma tarefa.
• Responsáveis mostram quem está encarregado de cada tarefa. Nosso guia sobre atribuir tarefas no Google Tasks explica como delegar em uma lista compartilhada.
• Prazos e notas são sincronizados para todos.
• Qualquer conta Google pode participar, seja corporativa ou pessoal.

Experimente o TasksBoard

Compartilhe uma lista do Google Tasks com sua equipe usando um link e receba e-mails quando tarefas forem concluídas. O TasksBoard funciona em cima do seu Google Tasks existente, sem criar novas contas.

Começar Agora →

Como Ativar Notificações por E-mail para Tarefas Concluídas

Depois de compartilhar pelo menos uma lista, ativar os e-mails leva segundos:

1. Abra o TasksBoard e clique na sua foto no canto superior direito.
2. Selecione Configurações da conta.
3. Encontre a seção Notificações e a opção Tarefas concluídas em listas compartilhadas.
4. Ative a opção. A linha abaixo mostra o e-mail que receberá as notificações, vinculado à sua conta Google.

Essa é toda a configuração. Não há ajustes por lista. A configuração vale para todas as listas que você compartilha ou participa.

Se estiver no plano gratuito, ativar a opção levará você à tela de upgrade para Premium.

Cada pessoa decide por si. Ativar os e-mails na sua conta não afeta os colegas. Quem quiser receber as notificações deve ativar a mesma opção nas suas próprias Configurações da conta.

Como é o E-mail de Tarefa Concluída

O e-mail é feito para ser lido em segundos. Muitas vezes, o assunto já basta:

• Uma tarefa: o assunto mostra a pessoa, a tarefa e a lista. Exemplo: “Ana concluiu ‘Enviar a fatura’ em Projetos de clientes”.
• Várias tarefas de uma pessoa em uma lista: o assunto mostra a pessoa, a lista e a quantidade.
• Várias pessoas ou listas: o assunto mostra o total de tarefas concluídas.

Dentro do e-mail, as tarefas são agrupadas por lista. Cada linha mostra o título da tarefa e quem a concluiu. Subtarefas também mostram a tarefa principal, para dar contexto.

Alguns detalhes evitam sobrecarga de e-mails:

• Conclusões são agrupadas. Tarefas finalizadas em cerca de cinco minutos chegam em um único e-mail. Se alguém concluir dez tarefas seguidas, você recebe uma mensagem, não dez.
• Lotes grandes são resumidos. Um e-mail lista até 30 tarefas e informa quantas outras foram concluídas.
• Seu próprio trabalho é ignorado. Você não recebe e-mails sobre tarefas que concluiu.
• Apenas conclusões contam. Novas tarefas, edições ou reaberturas não geram e-mails.
• Funciona nos apps do Google. Tarefas marcadas no app móvel ou no Gmail são capturadas na próxima sincronização no TasksBoard.
• O e-mail usa seu idioma. Ele é enviado no mesmo idioma configurado no TasksBoard.

Opções Nativas do Google vs TasksBoard

Veja como as opções do Google se comparam a uma lista compartilhada no TasksBoard:

Se sua equipe já usa um espaço no Chat e só precisa de algumas ações, a opção nativa basta. Se quiser uma lista centralizada que todos acessam diariamente, uma lista compartilhada é melhor. Nosso guia sobre Google Tasks para equipes explica quando cada abordagem funciona.

Dicas para Trabalho em Equipe em Listas Compartilhadas

Os e-mails só são úteis se a lista for bem organizada. Algumas práticas ajudam:

• Use uma lista por projeto ou fluxo. Nomes como “Lançamento do site” ou “Onboarding de clientes” deixam claro o escopo. O nome da lista aparece nos e-mails, então seja claro.
• Escreva títulos autoexplicativos. “Enviar contrato assinado para Marta” é melhor que “Contrato”.
• Defina um responsável. Tarefas com dono são concluídas. Tarefas de todos ficam esperando.
• Conclua tarefas, não as exclua. Marcar como concluído gera notificação e histórico. Excluir não faz nenhum dos dois.
• Divida tarefas grandes em subtarefas. Cada subtarefa concluída mostra progresso antes da tarefa principal terminar.
• Deixe as pessoas certas receberem e-mails. Líderes que delegam se beneficiam mais. Quem só trabalha em suas tarefas pode desativar as notificações.
• Filtre os e-mails no Gmail. E-mails vêm de notifications@tasksboard.com. Crie um filtro para esse endereço e aplique uma etiqueta para ter um registro do progresso.

Tarefas concluídas permanecem na lista. Nosso guia sobre tarefas concluídas no Google Tasks mostra como visualizá-las e quando limpá-las.

Como Desativar os E-mails

Você pode parar de receber os e-mails a qualquer momento, de duas formas:

• Direto no e-mail. Cada mensagem tem um link Cancelar inscrição no rodapé. Clique e confirme para desativar as notificações.
• No TasksBoard. Acesse Configurações da conta pelo seu perfil e desative Tarefas concluídas em listas compartilhadas.

Desativar os e-mails não afeta mais nada. A lista continua compartilhada, e os colegas mantêm suas configurações.

Perguntas Frequentes

Conclusão

O Google Tasks é bom para lembrar você das suas tarefas, mas não tem como compartilhar listas nem enviar notificações por e-mail quando outra pessoa conclui algo.

O TasksBoard resolve os dois problemas. Compartilhe uma lista com um link, e sua equipe trabalha nas mesmas tarefas usando suas contas Google. Ative Tarefas concluídas em listas compartilhadas nas Configurações da conta, e receba e-mails com detalhes do que foi finalizado.

Você para de ficar checando a lista. A lista avisa você.

Comece com o TasksBoard e compartilhe sua primeira lista com a equipe hoje mesmo.