Уведомления по email в Google Tasks: узнавайте о выполнении задач

Вы поручаете задачу коллеге и ждёте. Выполнено ли задание? Открываете список, чтобы проверить. Через час проверяете снова. Уведомления по почте о выполненных задачах в Google Tasks решили бы эту проблему, но Google Tasks не отправляет их для ваших списков.

Это недостающий элемент совместной работы. Общий список показывает, что нужно сделать. Уведомление сообщает, когда это действительно сделано.

В этом руководстве мы покажем, как получать email, когда кто-то завершает задачу в общем списке Google Tasks, используя TasksBoard. Также расскажем, как настроить один список для всей команды, чтобы письма содержали полезную информацию.

Коротко:

• Google Tasks напоминает о ваших собственных сроках. Он не отправляет email, когда другой человек завершает задачу в вашем списке, и не может изначально делиться списками.
• В TasksBoard можно поделиться списком по ссылке. Все работают с одними и теми же задачами из своих аккаунтов Google.
• Нажмите на аватар профиля, выберите Настройки аккаунта и включите Завершённые задачи в общих списках.
• Вы получите email с названием задачи, списка и именем человека, который её выполнил. Несколько завершённых задач за несколько минут приходят одним письмом.
• Делиться списками можно бесплатно для до 5 списков. Уведомления о выполнении — функция Premium.

Отправляет ли Google Tasks уведомления по email?

Только в ограниченных случаях. Большинство знает напоминания: установите дату и время для задачи, и Google напомнит о сроке. Эти напоминания приходят вам о ваших собственных задачах. Наше руководство по уведомлениям Google Tasks объясняет, как они работают на разных платформах.

У Google также есть общие задачи, которые находятся в пространстве Google Chat или Google Docs. Согласно странице справки Google, вы получаете уведомления при создании, назначении, завершении или удалении таких задач. В Chat уведомление появляется в пространстве. В Docs это email.

Звучит близко к тому, что нужно команде, но ограничения быстро становятся очевидными:

• Работает только для задач, созданных в Chat или Docs. Обычный список в Google Tasks приватный для вашего аккаунта. Его никто не видит, поэтому никто не может получать уведомления.
• Назначение задач в Docs доступно для рабочих и учебных аккаунтов. В руководстве Google по назначению задач из Google Docs сказано, что задачи можно назначать людям в вашей организации. Семьи, фрилансеры и клиенты с личными аккаунтами Gmail остаются без этой функции.
• Общие задачи урезаны. Google заявляет, что к ним нельзя добавлять подзадачи или делать их повторяющимися.
• Нет общего списка для команды. Задачи разбросаны по пространствам и документам вместо одного списка, который открывает вся команда.

Честный ответ: Google Tasks не отправляет email-уведомления о завершении задач в обычном списке, потому что в обычном списке нет других людей.

Совместная работа в одном списке Google Tasks

Уведомления имеют смысл, только когда несколько человек работают в одном списке. Именно это TasksBoard добавляет к Google Tasks. Ваши задачи остаются в Google Tasks, а общий список появляется в аккаунте Google каждого участника.

Вот как настроить общий список:

1. Войдите в TasksBoard с аккаунтом Google. Ваши существующие списки появятся сразу.
2. Откройте список, над которым хотите работать вместе, или создайте новый для проекта.
3. Нажмите иконку “Поделиться” в заголовке списка и скопируйте ссылку.
4. Отправьте ссылку коллегам по email или в чате.
5. Каждый участник открывает ссылку, входит со своим аккаунтом Google и нажимает Присоединиться к списку.

С этого момента все видят одни и те же задачи. Изменения, внесённые одним человеком, синхронизируются с другими в течение секунд. Список также отображается в мобильном приложении Google Tasks, боковой панели Gmail и Google Calendar для каждого участника, потому что это реальный список Google Tasks в каждом аккаунте.

Подробные инструкции с скриншотами — в нашем руководстве как делиться Google Tasks.

Общий список в TasksBoard сохраняет функции, которые Google убрал из своих общих задач:

• Подзадачи работают как обычно, поэтому у задачи может быть собственный чек-лист.
• Исполнители показывают, кто отвечает за каждую задачу. Наше руководство по назначению задач в Google Tasks объясняет, как делегировать в общем списке.
• Сроки и заметки синхронизируются для всех.
• Может присоединиться любой аккаунт Google, рабочий или личный Gmail.

Попробуйте TasksBoard

Делитесь списком Google Tasks с командой по одной ссылке и получайте email при завершении задач. TasksBoard работает поверх вашего Google Tasks без создания новых аккаунтов.

Начать →

Как включить email-уведомления о выполненных задачах

Как только вы поделились хотя бы одним списком, включение уведомлений займёт несколько секунд:

1. Откройте TasksBoard и нажмите на аватар в правом верхнем углу.
2. Выберите Настройки аккаунта.
3. Найдите раздел Уведомления и опцию Завершённые задачи в общих списках.
4. Включите переключатель. Под опцией указан email, на который будут приходить письма — это адрес вашего аккаунта Google.

Это вся настройка. Не нужно ничего конфигурировать для каждого списка. Настройка применяется ко всем спискам, которыми вы поделились или к которым присоединились.

Если у вас бесплатный тариф, включение переключателя откроет экран перехода на Premium.

Каждый решает сам. Включение уведомлений в вашем аккаунте не затрагивает настройки коллег. Каждый участник списка, кто хочет получать письма, включает тот же переключатель в своих настройках.

Как выглядит письмо о выполнении задачи

Письмо сделано для быстрого прочтения. Часто достаточно заголовка:

• Одна задача: в заголовке указаны человек, задача и список. Например, “Анна выполнила ‘Отправить счёт’ в Проекты клиентов”.
• Несколько задач одним человеком в одном списке: заголовок содержит имя, список и количество.
• Несколько людей или списков: заголовок показывает общее число завершённых задач.

Внутри задачи сгруппированы по спискам. Каждая строка содержит название задачи и имя исполнителя. Завершённая подзадача также показывает родительскую задачу, чтобы “Проверить мобильную верстку” не осталось без контекста.

Несколько деталей делают письма полезными, а не раздражающими:

• Выполнения группируются. Задачи, завершённые в течение примерно пяти минут, приходят одним письмом. Коллега, закрывший десять задач подряд, отправит одно сообщение, а не десять.
• Длинные серии сокращаются. Письмо показывает до 30 задач, а затем сообщает, сколько ещё было выполнено.
• Ваши собственные задачи пропускаются. Вы не получите письмо о задаче, которую выполнили сами.
• Учитываются только завершения. Новые задачи, правки и повторно открытые задачи не отправляют письма.
• Работает из приложений Google. Задача, отмеченная в мобильном приложении Google Tasks или боковой панели Gmail, учитывается. Она появится при следующей синхронизации общего списка в TasksBoard.
• Язык письма соответствует вашему. Письма отправляются на языке, который вы используете в TasksBoard.

Встроенные возможности Google vs TasksBoard

Сравнение стандартных функций Google с общим списком в TasksBoard:

Если ваша команда уже работает в пространстве Chat и нужны только несколько задач, стандартного варианта достаточно. Если нужен один список, который вся команда открывает каждое утро, общий список подходит лучше. Наше руководство по Google Tasks для команд подробнее объясняет, когда какой подход работает.

Советы по работе в общем списке

Письма полезны настолько, насколько полезен сам список. Несколько привычек улучшают и то, и другое:

• Используйте один список на проект или рабочий процесс. “Запуск сайта” или “Ввод клиента” сразу показывает, что туда входит. Название списка также есть в каждом письме, поэтому чёткое имя делает письмо понятным.
• Пишите самодостаточные названия задач. “Отправить подписанный договор Марте” хорошо читается в почте. “Договор” — нет.
• Назначайте ответственного. Задача с именем исполнителя выполняется. Задача, принадлежащая всем, ждёт кого-то другого.
• Завершайте задачи, а не удаляйте их. Отмечая задачу выполненной, вы уведомляете команду и сохраняете запись. Удаление не делает ни того, ни другого.
• Разбивайте крупные задачи на подзадачи. Каждая завершённая подзадача показывает прогресс задолго до выполнения основной задачи.
• Пусть нужные люди подписываются. Руководитель, который делегирует работу, получит больше пользы. Коллега, работающий только со своими задачами, может отключить письма.
• Настройте фильтр в Gmail. Письма приходят с адреса notifications@tasksboard.com. Создайте фильтр для этого адреса и назначьте метку, чтобы получить журнал выполненных командой задач.

Завершённые задачи остаются в списке после отметки. Наше руководство по завершённым задачам в Google Tasks показывает, как их просматривать и когда очищать.

Как отключить email-уведомления

Вы можете остановить письма в любой момент двумя способами:

• Из письма. В каждом сообщении есть ссылка Отписаться внизу. Нажмите её, подтвердите, и уведомления отключатся для вашего аккаунта.
• Из TasksBoard. Откройте Настройки аккаунта из аватара и выключите Завершённые задачи в общих списках.

Отключение писем ничего больше не меняет. Список остаётся общим, а настройки коллег сохраняются.

Частые вопросы

Заключение

Google Tasks хорошо напоминает о ваших задачах. У него нет возможности делиться списком и email-уведомлений Google Tasks о работе, выполненной кем-то другим.

TasksBoard добавляет и то, и другое. Поделитесь списком по ссылке, и ваша команда будет работать с одними задачами из своих аккаунтов Google. Включите Завершённые задачи в общих списках в настройках аккаунта, и вы получите письмо с названием задачи, списка и именем исполнителя.

Вам больше не нужно проверять список, чтобы узнать, что сделано. Список сам сообщит вам.

Начните с TasksBoard и поделитесь первым списком с командой уже сегодня.