Google Tasks สำหรับทีม: วิธีแชร์ มอบหมาย และติดตามงานร่วมกัน

ทีมของคุณใช้ชีวิตอยู่ใน Gmail, Google Calendar และ Google Chat อยู่แล้ว Google Tasks ก็อยู่ภายในแอปเหล่านั้นด้วย จึงดูเหมือนเป็นตัวเลือกที่สมเหตุสมผลสำหรับการติดตามงานร่วมกัน แต่ปัญหาคือ google tasks for teams ไม่ได้ทำงานแบบที่ผู้จัดการส่วนใหญ่คาดหวังตั้งแต่แรก

รายการงานส่วนตัวใน Google Tasks เป็นแบบส่วนตัว คุณไม่สามารถเชิญเพื่อนร่วมงานเข้ามาในรายการงานหลักของคุณหรือมอบหมายงานจากแถบด้านข้าง Tasks ใน Gmail ได้ Google เพิ่มฟีเจอร์งานที่แชร์ได้ใน Chat spaces และ Google Docs แต่งานเหล่านั้นทำงานต่างจากรายการงานที่คุณใช้ทุกวัน

คู่มือนี้จะอธิบายว่า Google Tasks สามารถทำอะไรให้ทีมได้ในปัจจุบัน จุดจำกัดของฟีเจอร์พื้นฐานคืออะไร และวิธีสร้างเวิร์กโฟลว์ร่วมกันด้วย TasksBoard โดยไม่ต้องออกจากระบบ Google

สิ่งที่ Google Tasks เสนอให้ทีมในรูปแบบพื้นฐาน

Google Tasks ถูกสร้างขึ้นมาเป็นเครื่องมือจับงานส่วนตัว เมื่อเวลาผ่านไป Google Workspace ได้เพิ่มเส้นทางความร่วมมือผ่านพื้นผิวที่แชร์กัน

ตาม เอกสารประกอบของ Google เกี่ยวกับงานที่แชร์กัน คุณสามารถสร้างและมอบหมายงานใน:

• Google Chat spaces (การสนทนากลุ่มใน Chat หรือแท็บ Chat ใน Gmail)
• Google Docs (รายการตรวจสอบในแผน Google Workspace ที่รองรับ)

เมื่อมีคนมอบหมายงานที่แชร์ให้คุณ งานนั้นจะปรากฏในรายการ Google Tasks ส่วนตัวของคุณและใน Google Calendar หากมีกำหนดเวลา การเปลี่ยนแปลงจะซิงค์กลับไปยังพื้นที่แชทหรือเอกสารที่สร้างงานนั้น

การตั้งค่านี้ใช้ได้สำหรับการประสานงานเบาๆ ในการสนทนาหรือเอกสารเฉพาะ มันไม่ได้เปลี่ยนรายการ Google Tasks ที่มีอยู่ให้เป็นบอร์ดทีม

จุดที่ Google Tasks พื้นฐานไม่ตอบโจทย์สำหรับทีม

ทีมที่พยายามใช้ Google Tasks ในการจัดการโครงการทั้งหมดมักจะเจอปัญหาเดียวกันอย่างรวดเร็ว:

• ไม่มีรายการงานส่วนตัวที่แชร์ได้: คุณไม่สามารถแชร์รายการงานที่สร้างใน Gmail หรือ tasks.google.com กับผู้ใช้รายอื่นได้ (คู่มือของ Zapier เกี่ยวกับการแชร์ Google Tasks อธิบายข้อจำกัดนี้อย่างละเอียด)
• งานถูกผูกกับพื้นที่หรือเอกสาร: งานในพื้นที่แชทจะอยู่ในพื้นที่นั้น พวกมันไม่เหมือนกับรายการโครงการที่ทีมของคุณเปิดดูทุกเช้า
• ไม่มีคอลัมน์สถานะหรือบอร์ด Kanban: Google Tasks แสดงรายการแบบเรียบ ไม่มีคอลัมน์ “กำลังดำเนินการ” หรือมุมมองบอร์ดสำหรับให้ทีมเห็นสถานะ
• ไม่มีฟิลด์ผู้รับมอบหมายในรายการส่วนตัว: คุณไม่สามารถเลือกเจ้าของงานจากเมนู dropdown ในรายการงานหลักของคุณได้
• ข้อจำกัดของงานที่แชร์: Google ระบุว่างานที่แชร์ใน Chat และ Docs ไม่รองรับงานย่อยหรืองานที่เกิดซ้ำ

สำหรับงานส่วนตัว ข้อจำกัดเหล่านี้ไม่สำคัญมาก แต่สำหรับทีมที่จัดการโครงการต่อเนื่อง ช่องว่างเหล่านี้สร้างความยุ่งยากเร็วมาก บางคนต้องมาจัดการสเปรดชีต แจ้งเตือนคนในแชท หรือคัดลอกรายการงานด้วยตนเอง

Google Tasks สำหรับธุรกิจ: เวิร์กโฟลว์ใน Chat spaces และ Docs

หากบริษัทของคุณใช้ Google Workspace google tasks for business มักหมายถึงงานที่แชร์ใน Chat หรือ Docs แทนที่จะเป็นศูนย์กลางงานทีม

มอบหมายงานใน Google Chat space

คู่มืองาน Chat ของ Google อธิบายขั้นตอน:

1. เปิด Google Chat หรือแท็บ Chat ใน Gmail
2. เลือกพื้นที่ (หรือสร้างพื้นที่ใหม่สำหรับโครงการของคุณ)
3. คลิกแท็บ Tasks ที่ด้านบน
4. คลิก Add space task ป้อนรายละเอียด เลือกผู้รับมอบหมาย แล้วคลิก Add

ทุกคนในพื้นที่จะเห็นงานนั้น ผู้รับมอบหมายจะได้รับงานในรายการ Google Tasks ส่วนตัวของพวกเขา การแก้ไขและการเสร็จสิ้นงานจะอัปเดตสำหรับสมาชิกทั้งหมด

วิธีนี้ใช้ได้ดีสำหรับการส่งมอบงานเร็วๆ ที่เชื่อมโยงกับการสนทนา แต่ไม่เหมาะเมื่อคุณต้องการบอร์ดโครงการที่คงอยู่ยาวนานกว่าการสนทนาเดียว

มอบหมายงานใน Google Docs

ในแผน Workspace ที่รองรับ คุณสามารถเปลี่ยนรายการตรวจสอบเป็นงานที่มอบหมายได้ ผู้รับมอบหมายจะเห็นงานใน Google Tasks และสามารถทำเสร็จจากที่นั่นหรือภายในเอกสาร

งานใน Docs เหมาะกับเวิร์กโฟลว์ที่เน้นเอกสาร (เช่น ข้อกำหนด บันทึกการประชุม ข้อมูลเนื้อหา) แต่ไม่สามารถแทนที่รายการงานที่แชร์สำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์หลายสัปดาห์ได้

Google Tasks สำหรับผู้เริ่มต้นในทีม

หากคุณเป็นมือใหม่กับ google tasks for beginners ในทีม เริ่มจากโครงสร้างก่อนเครื่องมือ

สร้างหนึ่งรายการต่อโครงการ ใน Google Tasks คลิกเมนูรายการและเพิ่มรายการใหม่สำหรับแต่ละโครงการที่ใช้งาน การรวมงานที่ไม่เกี่ยวข้องกันในรายการเดียวจะทำให้การส่งมอบงานในทีมสับสน

ใช้กำหนดเวลาสำหรับทุกงาน งานที่ไม่มีวันที่มักจะเลื่อนออกไป กำหนดเวลายังแสดงงานใน Google Calendar ซึ่งหลายทีมตรวจสอบทุกวันอยู่แล้ว

เพิ่มงานย่อยสำหรับงานหลายขั้นตอน แบ่งงานออกเป็นขั้นตอนที่ตรวจสอบได้ ทีมของคุณจะเห็นความคืบหน้าแม้ก่อนที่คุณจะเพิ่มเลเยอร์ที่แชร์

แยกงานในพื้นที่แชทออกจากรายการส่วนตัว งานในพื้นที่และงานในรายการส่วนตัวทำงานต่างกัน ตัดสินใจว่าโครงการใดควรอยู่ในแชทและโครงการใดควรอยู่ในบอร์ดที่แชร์เพื่อไม่ให้งานใดหายไป

สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการตั้งค่าส่วนตัว ดูคู่มือของเราเกี่ยวกับ วิธีใช้ Google Tasks อย่างมีประสิทธิภาพ

Google Tasks สำหรับ Chrome และการจับงานทีมประจำวัน

ทีมส่วนใหญ่มักจับงานขณะอ่านอีเมล การเข้าถึง google tasks for Chrome ทำได้ผ่านแถบด้านข้าง Gmail แผงด้านข้าง Google Calendar หรือ tasks.google.com ในเบราว์เซอร์ Chromium ใดๆ

แถบด้านข้าง Gmail เป็นเส้นทางที่เร็วที่สุดจากข้อความไปสู่งาน:

1. เปิดอีเมลที่มีรายการปฏิบัติ
2. คลิกไอคอน Google Tasks ในแถบด้านข้างขวา (หรือใช้ตัวเลือก Add to Tasks)
3. แก้ไขชื่องาน เพิ่มกำหนดเวลา และย้ายไปยังรายการที่ถูกต้อง

Chrome เองไม่ได้เพิ่มการแชร์ทีม มันให้ทีมของคุณวิธีที่ไร้แรงเสียดทานในการจับงานที่คุณจะจัดระเบียบในบอร์ดที่แชร์ใน TasksBoard ในภายหลัง

Google Tasks สำหรับ Canvas และทีมโรงเรียน

การค้นหา google tasks for canvas มักมาจากนักการศึกษาที่ใช้ Canvas LMS ร่วมกับ Google Workspace Google Tasks ไม่ได้รวมเข้ากับ Canvas โดยตรง

แนวทางปฏิบัติสำหรับทีมโรงเรียน:

• สร้างรายการ Google Tasks ต่อหลักสูตรหรือคณะกรรมการ
• จับกำหนดเวลาจาก Canvas ด้วยตนเองหรือผ่านการส่งออกปฏิทิน
• แชร์รายการกับผู้ช่วยสอนหรือครูร่วมผ่าน TasksBoard เพื่อให้ทุกคนเห็นบอร์ดเดียวกัน

นักเรียนและบุคลากรที่ชอบแอป Google Tasks บนมือถือยังสามารถใช้มันได้ TasksBoard จะซิงค์การเปลี่ยนแปลงกลับไปยัง Google Tasks ในเวลาจริง

วิธีแชร์ google tasks กับทีมของคุณโดยใช้ TasksBoard

เมื่อคุณต้องการ แชร์ google tasks กับทีม ในโครงการต่อเนื่อง TasksBoard เพิ่มเลเยอร์ความร่วมมือที่ Google Tasks ขาดไป ข้อมูลของคุณยังคงอยู่ใน Google Tasks TasksBoard ให้บอร์ดที่แชร์ ผู้รับมอบหมาย และคอลัมน์ kanban เพิ่มเติม

นี่คือขั้นตอนที่ทีมส่วนใหญ่ทำตาม:

1. เชื่อมต่อ Google Tasks กับ TasksBoard ด้วยบัญชี Google ของคุณ
2. สร้างหรือเปิดบอร์ด ที่เชื่อมโยงกับรายการโครงการ (เช่น “เปิดตัว Q2”)
3. เชิญสมาชิกทีม ด้วยลิงก์แชร์ ดู คู่มือการแชร์ Google Tasks สำหรับขั้นตอนทั้งหมด
4. มอบหมายงาน ให้เจ้าของบนบอร์ด อ่านเพิ่มเติมใน วิธีมอบหมาย Google Tasks
5. ย้ายการ์ดข้ามคอลัมน์ (สิ่งที่ต้องทำ กำลังดำเนินการ เสร็จสิ้น) เพื่อให้เห็นสถานะโดยไม่ต้องมีการประชุมสถานะ

TasksBoard ยังเพิ่มมุมมอง บอร์ด kanban Google Tasks ซึ่งช่วยให้ทีมเห็นจุดติดขัดได้อย่างรวดเร็ว

ลอง TasksBoard สำหรับทีมของคุณ

แชร์รายการ Google Tasks มอบหมายงาน และติดตามความคืบหน้าบนบอร์ด kanban งานของคุณยังคงอยู่ใน Google Tasks ทีมของคุณจะได้รับความสามารถในการมองเห็นที่ Google Tasks ไม่เคยมีมาแต่เดิม

สำรวจฟีเจอร์ทีม →

ขั้นตอนต่อขั้นตอน: การใช้ google tasks สำหรับโครงการทีม

เวิร์กโฟลว์นี้รวมการจับงานพื้นฐานกับ TasksBoard สำหรับการดำเนินงานที่แชร์

ขั้นตอนที่ 1: สร้างรายการโครงการใน Google Tasks

ตั้งชื่อตามโครงการ (“ออกแบบเว็บไซต์ใหม่” หรือ “การรับลูกค้าใหม่”) เพิ่มงานที่มีกำหนดเวลาและงานย่อยสำหรับแต่ละงานที่ต้องส่งมอบ

ขั้นตอนที่ 2: เปิดรายการใน TasksBoard

ลงชื่อเข้าใช้ที่ tasksboard.com ด้วยบัญชี Google เดียวกัน รายการของคุณจะปรากฏเป็นคอลัมน์บอร์ดโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: เชิญทีมของคุณ

แชร์ลิงก์บอร์ดกับสมาชิกทีม พวกเขาลงชื่อเข้าใช้ด้วย Google และเห็นงานเดียวกันในเวลาจริง

ขั้นตอนที่ 4: มอบหมายเจ้าของและตั้งค่าคอลัมน์

มอบหมายแต่ละการ์ดให้คนหนึ่งคน ใช้คอลัมน์เช่น “สิ่งที่ต้องทำ” “กำลังดำเนินการ” “ตรวจสอบ” และ “เสร็จสิ้น” การมีเจ้าของหนึ่งคนต่องานช่วยให้ความรับผิดชอบชัดเจน

ขั้นตอนที่ 5: ดำเนินการทบทวนรายสัปดาห์

ทุกสัปดาห์ สแกนบอร์ดเพื่อหาการ์ดที่ติดขัด วันที่เกินกำหนด และปริมาณงานที่ไม่สมดุล คู่มือการจัดการปริมาณงานทีม ของเราครอบคลุมวิธีปรับสมดุลงานก่อนที่กำหนดเวลาจะเลื่อนออกไป

เมื่อใดควรใช้งานแชทเทียบกับ TasksBoard ที่แชร์

ใช้ งานพื้นที่แชท Google เมื่อ:

• งานเชื่อมโยงกับการสนทนาที่ใช้งานอยู่
• คุณต้องการส่งมอบงานอย่างรวดเร็ว
• รายการงานมีขนาดเล็กและอยู่ชั่วคราว

ใช้ รายการที่แชร์ใน TasksBoard เมื่อ:

• โครงการดำเนินการเป็นสัปดาห์หรือเดือน
• คุณต้องการมุมมองบอร์ดที่ทีมเปิดดูทุกวัน
• คุณต้องการผู้รับมอบหมาย งานย่อย และกำหนดเวลาในบอร์ดที่แชร์เดียวกัน
• สมาชิกทีมยังต้องการการเข้าถึงผ่านมือถือด้วยแอป Google Tasks

หลายทีมใช้ทั้งสองอย่าง งานแชทจัดการคำขอเร็วๆ ส่วน TasksBoard เป็นโครงสร้างหลักของโครงการ

คำถามที่พบบ่อย